Telefonieren aus HubSpot bedeutet, dass ein Anruf direkt aus dem CRM heraus gestartet wird, statt die Nummer separat ins Telefon zu tippen. Im Kontaktdatensatz genügt ein Klick auf das Telefonsymbol, und das Gespräch beginnt. Der entscheidende Unterschied zum klassischen Telefonieren liegt nicht im Wählvorgang selbst, sondern darin, was danach passiert: Der Anruf wird automatisch dokumentiert, dem richtigen Kontakt zugeordnet und für Auswertungen nutzbar gemacht.
Die HubSpot-eigene Telefonie wird im Kontaktdatensatz gestartet. Im Anrufdialog wählt man die Absendernummer und das Gerät. Zur Auswahl stehen das Telefonieren über den Browser mit dem Headset am Computer, das Telefonieren über das eigene Telefon, bei dem HubSpot die Verbindung herstellt, sowie das Telefonieren über die HubSpot Mobile-App.
Ein Detail mit Kostenfolge: Die Variante über das eigene Telefon verbraucht doppelt so viele Gesprächsminuten, weil technisch zwei Verbindungen aufgebaut werden. Für Teams mit hohem Anrufvolumen ist das Telefonieren über den Browser deshalb in der Regel die wirtschaftlichere Wahl.
Bei den Rufnummern unterscheidet HubSpot zwischen zwei Typen, und dieser Unterschied ist wichtiger, als er zunächst klingt. Eine von HubSpot bereitgestellte Nummer wird direkt in HubSpot eingerichtet und kann sowohl ausgehende als auch eingehende Anrufe abwickeln, inklusive Weiterleitung und Combox. Bei einer registrierten Nummer behält man dagegen seine bestehende Nummer beim bisherigen Anbieter und bestätigt sie in HubSpot lediglich per Code. Das funktioniert nur für ausgehende Anrufe: Ruft die Kundin zurück, klingelt das gewohnte Telefon, und HubSpot bekommt von diesem Gespräch nichts mit.
Ja, grundsätzlich schon. Die Schweiz steht sowohl auf der Liste der Länder, in denen HubSpot Rufnummern bereitstellt, als auch auf der Liste der Länder, die aus HubSpot heraus angerufen werden können. Damit ist die Grundvoraussetzung erfüllt.
Wichtig für die Schweiz
Wer seine bestehende Schweizer Nummer bei HubSpot nur anmeldet, statt sie vollständig dorthin zu übertragen, riskiert, dass Anrufe bei Schweizer Kunden gar nicht mehr richtig ankommen: Der Angerufene sieht „unbekannt“ auf dem Display, oder der Anruf wird von seinem Telefonanbieter blockiert, bevor es überhaupt klingelt.
Der Grund: Schweizer Netzbetreiber wie Swisscom oder Sunrise prüfen, ob eine angezeigte Schweizer Nummer tatsächlich aus einem Schweizer Netz kommt. HubSpot-Anrufe kommen technisch aber aus dem Ausland. Diese Prüfung richtet sich gegen Betrugsanrufe mit gefälschten Nummern, trifft aber auch legitime Firmen. Zuerst galt sie nur für Festnetznummern, seit dem 1. Juli 2026 auch für Mobilnummern. HubSpot selbst nennt als Ausweg die Übertragung der bestehenden Nummer (die sogenannte Portierung) oder eine neue Nummer direkt von HubSpot. Wir empfehlen klar den zweiten Weg; warum, zeigt der nächste Abschnitt.
In der Praxis haben sich drei Architekturen etabliert, die sich in Bedienkomfort, Aufwand und regulatorischer Sicherheit unterscheiden.
Die Gesprächsminuten der HubSpot-eigenen Telefonie gelten pro Account und werden vom ganzen Team gemeinsam genutzt, nicht pro Person. Das ist bei der Planung entscheidend, denn ein aktives Vertriebsteam schöpft ein Kontingent schneller aus, als eine Pro-Kopf-Betrachtung vermuten lässt.
Zusätzliche Minuten und Rufnummern lassen sich dazukaufen, wobei die Preise je nach Standort von Anrufendem und Angerufenem variieren. Zum Telefonieren braucht jede Person ausserdem eine persönliche Nutzerlizenz, einen sogenannten Sales- oder Service-Seat.
Ebenso wichtig wie die Möglichkeiten sind die Grenzen, denn hier scheitern Projekte, die HubSpot als vollwertigen Telefonieersatz einführen wollten.
HubSpot bietet ausserdem keine Sprachmenüs („Drücken Sie die 1 für den Vertrieb“), keine Warteschlangen und keine regelbasierte Anrufverteilung. Eingehende Anrufe klingeln bei allen zugewiesenen Personen gleichzeitig, und schon diese einfache Verteilung setzt Professional oder Enterprise voraus. Wer eine klassische Zentrale mit Durchwahlen, Warteschleife und Gruppenregeln braucht, kommt um eine Telefonanlage oder einen spezialisierten Anbieter nicht herum.
Für den ausgehenden Vertrieb fehlt ein Power-Dialer, der Nummern automatisch nacheinander wählt. HubSpot arbeitet stattdessen mit Aufgabenlisten und Sequenzen, die eine Anruf-Aufgabe zur richtigen Zeit einblenden, den Anruf aber nicht automatisiert auslösen. Für Teams, die täglich sehr viele Kaltakquise-Anrufe tätigen, ist das der Punkt, an dem sich ein zusätzlicher Anbieter rechnet.
Kurznachrichten sind im Kundenkontakt oft der schnellste Kanal, etwa für Terminbestätigungen oder Rückfragen. Hier lohnt sich für Schweizer Unternehmen ein genauer Blick, denn die Ausgangslage ist bei SMS und WhatsApp sehr unterschiedlich.
Dieser Abschnitt betrifft die HubSpot-eigene Telefonie (Variante 1), denn nur dort laufen die Gespräche über den Browser. Wer über einen spezialisierten Anbieter telefoniert (Variante 2), richtet sich nach dessen eigenen, vergleichbaren Vorgaben, und wer seine bestehende Telefonie behält (Variante 3), telefoniert weiter wie bisher, ohne neue Voraussetzungen.
Weil die Gespräche über den Browser laufen, hängt die Sprachqualität an Internetverbindung und Firmennetzwerk. Die Details gehören in die Hände der IT-Abteilung, zwei Angaben aus der HubSpot-Dokumentation sollte man ihr dafür mitgeben: eine stabile Verbindung mit 10 Mbit/s im Up- und Download sowie die Freigabe des IP-Bereichs 168.86.128.0/18 und der UDP-Ports 10000 bis 60000 in der Firewall.
Fehlende Firewall-Freigaben sind der häufigste Grund, warum Gespräche in Unternehmensnetzen nicht zustande kommen oder abbrechen. Das Thema gehört deshalb früh auf die Traktandenliste mit der IT, idealerweise schon vor dem Testbetrieb. Mobile Browser und Tablets werden für die Telefonie nicht unterstützt, dort ist die HubSpot Mobile-App der richtige Weg.
Die folgenden Punkte fassen alle technischen Angaben dieses Beitrags für die Vorbereitung zusammen. Als Entscheidungsträger können Sie diesen Kasten getrost Ihrer IT-Abteilung überlassen. Die Punkte zu Netzwerk, Firewall und Endgeräten betreffen die HubSpot-eigene Telefonie (Variante 1).
Der eigentliche Gewinn liegt nicht im Anrufen, sondern in der lückenlosen Dokumentation, und diesen Grundnutzen liefern alle drei Varianten: Jedes Gespräch wird automatisch dem Kontakt zugeordnet und erscheint zusätzlich beim verknüpften Unternehmen und an der laufenden Verkaufschance (dem Deal). Niemand muss mehr von Hand nachtragen, mit wem wann telefoniert wurde.
Wie detailliert die Dokumentation ausfällt, unterscheidet sich allerdings je nach Variante. Bei der HubSpot-eigenen Telefonie (Variante 1) und den spezialisierten Anbietern (Variante 2) wird jeder Anruf direkt aus dem CRM gestartet, und erfasst werden Richtung, Dauer und das Gesprächsergebnis, also ob jemand erreicht wurde, ob eine Nachricht hinterlassen wurde oder die Nummer falsch war. Dazu kommen auf Wunsch Aufzeichnung und KI-Auswertung. Wer seine bestehende Telefonie behält (Variante 3), erhält die Eckdaten der Gespräche, also wer wann wie lange telefoniert hat, bei Teams mit der erwähnten Verzögerung und ohne Aufnahme.
Für die Vertriebsführung entsteht vor allem mit den Varianten 1 und 2 eine Datengrundlage, die es vorher nicht gab. Auswertungen zeigen Anrufe pro Tag und Mitarbeitendem, durchschnittliche Gesprächsdauer und die Verteilung der Gesprächsergebnisse. Damit lässt sich beantworten, wie viele Kontaktversuche im Schnitt zu einem Termin führen und wo im Prozess Gespräche versanden. Mit Variante 3 sind solche Auswertungen entsprechend gröber, weil das Gesprächsergebnis fehlt.
Für die einzelnen Mitarbeitenden zählt in allen drei Varianten vor allem, dass die Vorbereitung entfällt. Vor dem Anruf ist die gesamte Historie sichtbar, nach dem Anruf muss nichts nachgetragen werden. Und bei Ferienabwesenheit oder Übergabe sieht die Vertretung sofort, was zuletzt besprochen wurde, statt sich auf handschriftliche Notizen verlassen zu müssen.
Vorweg zur Einordnung: Die KI-Funktionen in diesem Abschnitt stehen bei der HubSpot-eigenen Telefonie (Variante 1) zur Verfügung sowie bei ausgewählten spezialisierten Anbietern (Variante 2), deren Aufnahmen HubSpot übernehmen kann. Wer seine bestehende Telefonie behält (Variante 3), kann sie nicht nutzen, weil dort keine Aufnahmen nach HubSpot gelangen.
Aufgezeichnete Gespräche werden von HubSpot automatisch transkribiert und ausgewertet. Diese Funktion heisst Conversation Intelligence und liefert eine Zusammenfassung mit Gesprächszweck, Kernpunkten, getroffenen Entscheidungen, Stimmung und nächsten Schritten. Zusätzlich lassen sich Transkripte durchsuchen, was das Wiederfinden konkreter Aussagen erheblich erleichtert.
Über die reine Transkription hinaus wertet HubSpot Gesprächsdaten für die Vertriebsführung aus. Kennzahlen wie Redeanteil, Sprechtempo, längster Monolog und Interaktivität machen sichtbar, wie ein Gespräch verlaufen ist. Führungskräfte können einzelne Stellen im Transkript kommentieren und so gezielt coachen, statt pauschal Feedback zu geben. In der Enterprise-Version lassen sich zudem sogenannte getrackte Begriffe hinterlegen, etwa Namen von Mitbewerbern oder typische Einwände, deren Nennung dann automatisch erfasst und auswertbar wird.
Ergänzend schlägt HubSpot auf Basis von Gesprächs- und Deal-Daten nächste Schritte vor und weist auf Aktualisierungen hin, die im CRM sinnvoll wären. Automatische Transkription und Gesprächsanalyse setzen einen Seat in Sales Hub oder Service Hub Professional oder Enterprise voraus, getrackte Begriffe sind Enterprise vorbehalten.
Dieser Punkt wird bei Telefonie-Projekten regelmässig unterschätzt, denn in der Schweiz greift nicht nur das Datenschutzrecht, sondern zusätzlich das Strafrecht. Nach Art. 179ter des Strafgesetzbuchs macht sich strafbar, wer als Gesprächsteilnehmer ein nicht öffentliches Gespräch ohne Einwilligung der anderen Beteiligten aufzeichnet. Massgeblich ist dabei nicht, ob die Aufzeichnung heimlich erfolgt, sondern ob eine Einwilligung vorliegt.
Es existiert zwar eine Ausnahme für Gespräche im Geschäftsverkehr, die Bestellungen, Aufträge oder Reservationen zum Inhalt haben. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte legt sie jedoch eng aus. Beratungs- und Verkaufsgespräche sowie Verhandlungen fallen in der Regel nicht darunter. Zudem dürfen so entstandene Aufzeichnungen grundsätzlich nur zu Beweiszwecken verwendet werden, nicht für Schulung, Qualitätssicherung oder Auswertung. Genau das sind aber die Zwecke, für die Unternehmen Aufzeichnungen einsetzen möchten.
Hinzu kommen die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes: Betroffene müssen vorgängig über Zweck und Empfänger informiert werden, Aufzeichnungen sind zu löschen, sobald der Zweck erfüllt ist, und bei hohem Risiko kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein.
Datenstandort beachten
Für die Telefonie arbeitet HubSpot mit dem amerikanischen Dienstleister Twilio zusammen, der die Anrufe im Auftrag von HubSpot technisch abwickelt, und zwar mit Datenverarbeitung in den USA. Das gilt auch für HubSpot-Konten, die im EU-Rechenzentrum in Deutschland gehostet werden. Wer den Standort seines Kontos in die EU verlegt, löst das Thema für die Telefonie also nicht mit. Diese Datenweitergabe ins Ausland muss im Verzeichnis der Datenbearbeitungen und in der Datenschutzerklärung abgebildet und vertraglich abgesichert werden.
Ein dritter Punkt betrifft die eigenen Mitarbeitenden. Nach Art. 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz sind Überwachungssysteme, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen sollen, unzulässig, und zwar unabhängig von einer Einwilligung. Aufzeichnungen zur Qualitätssicherung sind nur zulässig, wenn sie verhältnismässig ausgestaltet sind, die Mitarbeitenden vorgängig informiert wurden und ein erkennbarer Hinweis erfolgt. Eine flächendeckende Daueraufzeichnung aller Gespräche zur Leistungsbeurteilung ist die riskanteste denkbare Konfiguration.
Praktisch relevant ist ausserdem, dass HubSpot keine konfigurierbare Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen dokumentiert. Wer eine Löschfrist zusagen will, muss den Prozess organisatorisch selbst sicherstellen.
Dieser Abschnitt gibt den Stand der öffentlich zugänglichen Informationen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die konkrete Ausgestaltung, insbesondere bei Aufzeichnungen von Mitarbeitendengesprächen, empfiehlt sich die Abklärung mit einer Juristin oder einem Juristen.
Telefonie aus HubSpot bringt den Kanal ins CRM, über den im Vertrieb die wichtigsten Gespräche laufen. Anrufe werden in allen drei Varianten automatisch dokumentiert; mit der HubSpot-eigenen Telefonie oder einem ausgewählten spezialisierten Anbieter fasst KI die Gespräche zusätzlich zusammen und macht sie auswertbar, sodass Führungskräfte belastbare Zahlen statt Bauchgefühl erhalten.
Wissensstand dieses Beitrags: August 2026. Sämtliche Angaben in diesem Artikel, etwa zu Lizenzumfang, Gesprächsminuten, unterstützten Sprachen und rechtlichen Vorgaben, beziehen sich auf diesen Zeitpunkt und wurden anhand der offiziellen HubSpot-Dokumentation geprüft. Preis-, Inhalts- und Funktionsanpassungen bleiben ausdrücklich vorbehalten.
