In vielen Schweizer Unternehmen arbeiten Mitarbeitende längst mit KI, oft mit privaten Gratis-Accounts und ohne Kontrolle über die Daten. Die eigentliche Frage lautet deshalb, mit welcher Plattform Ihre Teams täglich sicher mit KI arbeiten. Dieser Artikel vergleicht die beiden Ansätze entlang der Fragen, die sich Geschäftsleitungen im Mittelstand konkret stellen. 

Der Kernunterschied liegt im Ansatz. Microsoft 365 Copilot ist ein Assistent innerhalb der Microsoft-Anwendungen. Er lebt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und kennt über den Microsoft Graph Ihre Mails, Dateien, Chats und Termine. Seine Stärke ist genau diese Verankerung im Arbeitsalltag. Wer eine E-Mail zusammenfassen, ein Protokoll aus einer Teams-Sitzung erstellen oder aus einem Word-Dokument einen ersten Präsentationsentwurf generieren will, bleibt in der gewohnten Anwendung.

CompanyGPT verfolgt den umgekehrten Weg. Es ist eine eigenständige Plattform im Browser, in der Bedienung vergleichbar mit ChatGPT, aber als isolierte Unternehmensumgebung betrieben. Die Plattform bündelt mehrere KI-Modelle unter einer Oberfläche, bindet eigenes Firmenwissen über Wissensdatenbanken ein und funktioniert unabhängig davon, welche Office-Lizenzen ein Mitarbeitender besitzt. Die Grundlagen haben wir im Beitrag CompanyGPT: Warum Unternehmen heute eine eigene, sichere KI-Umgebung brauchen beschrieben.

Vereinfacht gesagt beantworten die beiden Werkzeuge unterschiedliche Fragen. Copilot fragt «Wie mache ich meine Office-Arbeit schneller?». CompanyGPT fragt «Wie gebe ich allen Mitarbeitenden kontrollierten Zugang zu leistungsfähiger KI?».

Für Schweizer Unternehmen ist das oft die erste Frage, und hier unterscheiden sich die beiden Lösungen deutlich.

Microsoft hat in den letzten Jahren viel investiert. Seit Februar 2025 ist die EU Data Boundary vollständig umgesetzt, Copilot ist für EU-Tenants als EU-Datenbegrenzungsdienst klassifiziert. Kundendaten werden also grundsätzlich innerhalb der EU verarbeitet.

Wichtig für die Schweiz sind zwei Einschränkungen. Erstens hängt die Zusicherung am Tenant, nicht am Firmensitz. Das SIDD Institut weist darauf hin, dass Schweizer Tochtergesellschaften globaler Konzerne mit US-Tenant die EU Data Boundary nicht erhalten.

Zweitens gibt es definierte Ausnahmen, etwa bei Lastspitzen oder bei einzelnen Modellen, bei denen Anfragen ausserhalb der EU verarbeitet werden können. Microsoft hat gemäss Computerwoche angekündigt, Copilot-Interaktionen künftig in Rechenzentren innerhalb der Landesgrenzen zu verarbeiten. Die Richtung stimmt, die Umsetzung ist im Gang.

CompanyGPT setzt den Datenstandort als Architekturprinzip. Jede Anfrage wird in der Schweiz oder in der EU verarbeitet, nie in den USA, unabhängig vom gewählten Modell.

Kein Anbieter trainiert auf den Inhalten, jede Nutzung ist protokolliert, und die Kundenumgebungen sind strikt getrennt.

Dazu kommen PII-Redaction für Personendaten, Schutz vor Prompt Injection und durchgehende Verschlüsselung. Für den Grossteil der täglichen Anfragen kommen in der Schweiz gehostete Modelle wie Apertus zum Einsatz.

Microsoft 365 Copilot arbeitete lange primär mit OpenAI-Modellen. Seit September 2025 stehen gemäss Schneider IT Management auch Anthropic-Modelle wie Claude zur Auswahl, und seit Anfang 2026 lassen sich über den Agent Store KI-Agenten von Microsoft und Partnern einbinden. Die Modellauswahl wächst, bleibt aber an das Microsoft-Ökosystem gebunden. CodeKlar hält in seinem DSGVO-Leitfaden zudem fest, dass Anfragen an Anthropic-Modelle die EU Data Boundary verlassen können.

CompanyGPT ist von Grund auf als Multi-Modell-Plattform gebaut. Verfügbar sind unter anderem Apertus, Llama, Mistral, ChatGPT, Gemini und Claude, je nach Modell über Schweizer oder EU-Infrastruktur. Eine Orchestrierung unterscheidet automatisch zwischen einfachen, mittleren und komplexen Anfragen und wählt das passende Modell. Einfache Anfragen laufen auf günstigen Standardmodellen, nur komplexe auf den teuren Spitzenmodellen. Nutzer können jederzeit manuell ein bestimmtes Modell wählen. Neue Modellversionen von Claude, ChatGPT und Gemini stehen in der Regel fünf bis zehn Tage nach Veröffentlichung bereit.

Für die Bedienung gilt Entwarnung. Copilot bietet mit Copilot Chat eine Chat-Oberfläche, die sich ähnlich anfühlt wie ChatGPT. Mitarbeitende stellen eine Frage und erhalten eine Antwort, in der bezahlten Variante auch mit Bezug auf ihre Mails und Dokumente. Der Unterschied liegt darunter. Welches Modell antwortet, bestimmt Microsoft, und Gemini fehlt ganz.

Aus unseren Projekten und dem laufenden Austausch mit Unternehmen kennen wir das Muster, das dann folgt. Mitarbeiterin A arbeitet am liebsten mit ChatGPT, Mitarbeiter B schwört bei Texten auf Claude, Mitarbeiterin C recherchiert mit Gemini. Das Unternehmen will aber verständlicherweise zuerst nur ein Tool anbieten, häufig Copilot, weil die Microsoft-Verträge ohnehin bestehen. Die Präferenzen der Mitarbeitenden verschwinden dadurch nicht, sie verlagern sich.

Wohin, zeigt der Work Trend Index von Microsoft und LinkedIn. 78 Prozent der KI-Nutzenden weltweit, in Europa sogar 80 Prozent, bringen ihre eigenen KI-Tools mit zur Arbeit. Für das Unternehmen heisst das im Klartext, dass Firmendaten in privaten Accounts landen, ohne Kontrolle über Sicherheit, Datenverwendung und Aufbewahrung. Der scheinbare Ausweg, jedem Team die gewünschten Tools offiziell zu lizenzieren, tauscht das eine Problem gegen das nächste. Einzel-Abos für ChatGPT, Claude und Gemini summieren sich schnell auf beachtliche Beträge pro Kopf, und jedes Tool bringt eigene Sicherheitseinstellungen, einen eigenen Auftragsbearbeitungsvertrag und eine eigene Rechnung mit. Die Kontrolle bleibt in der Praxis auf der Strecke.

CompanyGPT löst dieses Dilemma anders. Alle Spitzenmodelle sind bereits enthalten, ChatGPT, Claude und Gemini laufen neben den Schweizer Standardmodellen im selben Tool, über dieselbe gesicherte Infrastruktur. Ein Mitarbeitender arbeitet mit seinem bevorzugten Modell, ohne dass das Unternehmen dafür einzelne Lizenzen lösen oder die Sicherheitseinstellungen jedes Anbieters separat prüfen muss. Ein Vertrag, ein Budget mit Obergrenzen, ein Dashboard.

Bei Copilot sieht die Antwort auf dieselbe Frage anders aus. Wer mit den von Microsoft bereitgestellten Modellen zufrieden ist, ist gut bedient, und für reine Office-Aufgaben interessiert das Modell dahinter viele Nutzende ohnehin nicht. Wer aber gezielt mit Claude arbeiten will, kann das nur in den von Microsoft vorgesehenen Szenarien. Wer Gemini will, braucht ein separates Abo und landet damit genau beim beschriebenen Einzellizenz-Weg. Die Modellfrage wird also dort zum Kostenthema und Sicherheitsthema, wo Teams unterschiedliche Aufgabenprofile abdecken oder Mitarbeitende feste Präferenzen aus der privaten Nutzung mitbringen.

Copilot greift über den Microsoft Graph auf alles zu, worauf der jeweilige Nutzer Berechtigungen hat. Das ist seine grösste Stärke und zugleich sein bekanntestes Risiko. Copilot zeigt nur Inhalte, für die eine Berechtigung besteht, macht aber bestehende Fehlfreigaben plötzlich sichtbar. Wer vor Jahren einen Ordner mit Lohndaten zu grosszügig geteilt hat, merkt das spätestens, wenn die KI daraus zitiert. Das SIDD Institut und weitere Fachstellen empfehlen deshalb eine Berechtigungsbereinigung vor dem Rollout.

CompanyGPT geht zweigleisig vor. Über die SharePoint-Schnittstelle findet es bereits heute alle dort abgelegten Dokumente und übernimmt dabei die Microsoft-Berechtigungen unverändert. Hat ein Mitarbeitender auf einen SharePoint-Bereich keinen Zugriff, hat er ihn auch über CompanyGPT nicht. Dazu kommen kuratierte Wissensdatenbanken per RAG (Retrieval Augmented Generation), persönlich, je Team oder unternehmensweit, mit Quellenangaben im Chat-Verlauf und Schutz vor Halluzinationen. Chat-Konversationen einzelner Mitarbeitender fliessen nicht in die Antworten anderer Personen ein.

Kaum ein mittelständisches Unternehmen arbeitet heute in einer einzigen Software-Welt. Der typische Stack besteht aus einem ERP wie Abacus, SAP, Bexio oder KLARA als Kernsystem für Aufträge, Lager und Finanzen, aus Microsoft 365 für Mail, Dokumente und Zusammenarbeit, einem CRM wie HubSpot für Marketing, Vertrieb und Service sowie einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp, Monday oder Asana. Das Wissen eines Teams verteilt sich damit auf mindestens vier Systeme, und genau dort entscheidet sich, wie nützlich ein KI-Werkzeug im Alltag ist.

Copilot ist in der Microsoft-Welt zu Hause. SharePoint, Outlook und Teams sind seine Heimat, die Integration ist der Kern des Produkts, inklusive Funktionen direkt in den Anwendungen, etwa das Umformulieren eines Absatzes in Word. Ganz auf Microsoft beschränkt ist Copilot allerdings nicht mehr. Über Graph Connectors lassen sich Drittsysteme anbinden, Microsoft dokumentiert unter anderem Connectors für Asana und Jira, mit denen sich Aufgaben aus diesen Tools in Copilot durchsuchen und zusammenfassen lassen. Zwei Einschränkungen bleiben. Die Connectors sind auf das Lesen und Indexieren ausgelegt, wer aus Copilot heraus handeln will, etwa ein Ticket anlegen, baut dafür eigene Agenten in Copilot Studio mit separater Lizenzierung nach Credits. Und nicht jedes Tool ist abgedeckt, für ClickUp etwa existiert bislang kein offizieller Connector.

Beim ERP zeigt sich dasselbe Muster. Für SAP dokumentiert Microsoft eigene Konnektoren über Copilot Studio, wobei die Wissensabfragen auf Lesezugriffe ausgerichtet sind und die Einrichtung über Datengateways und eigens gebaute Agenten läuft, also ein IT-Projekt ist. Für Schweizer KMU-Lösungen wie Abacus, Bexio oder KLARA existieren keine fertigen Copilot-Connectors, hier bleibt der Eigenbau über die Entwicklerschnittstellen.

CompanyGPT ist für diese gemischte Landschaft gebaut. Schnittstellen zu HubSpot und zu Projektmanagement-Tools wie ClickUp, Monday und Asana bestehen bereits heute, ebenso die Anbindung an SharePoint, über die sämtliche dort abgelegten Dokumente auffindbar sind, mit denselben Zugriffsrechten wie in Microsoft selbst. Auch das ERP lässt sich auf Wunsch über eine Schnittstelle anbinden, damit Auftrags- und Kundendaten aus dem Kernsystem im Chat verfügbar sind. Das Wissen aus den angebundenen Systemen ist im Chat abrufbar, und CompanyGPT kann daraus auch handeln, etwa direkt ein neues Ticket in ClickUp anlegen. Mit dem Release im Oktober 2026 kommen Outlook und Teams als weitere Quellen dazu.

Die Preismodelle unterscheiden sich strukturell, und genau das macht den Vergleich für Geschäftsleitungen interessant.

Microsoft rechnet pro Nutzer ab. Gemäss der Preisübersicht der Copilotenschule (Stand September 2026) kostet Microsoft 365 Copilot Business für Unternehmen bis 300 Nutzer EUR 18.20 pro Nutzer und Monat (aktuell im Aktionspreis EUR 15.60), die Enterprise-Variante EUR 26.00, jeweils bei jährlicher Abrechnung und zuzüglich einer berechtigenden Microsoft-365-Basislizenz. Die reine Chat-Oberfläche Copilot Chat ist gemäss bluebatch in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen kostenlos enthalten, allerdings ohne Zugriff auf eigene Mails, Dokumente und Teams-Chats. Dieselbe Analyse rechnet vor, dass die Vollkosten inklusive Basislizenzen, Tenant-Vorbereitung, Governance und Schulung im ersten Jahr deutlich über den reinen Add-on-Preisen liegen. Auch die Fraunhofer-FIT-Studie «Lohnt sich Microsoft 365 Copilot?» betont die internen Kosten-Nutzen-Abwägungen vor der Einführung.

CompanyGPT rechnet pro Unternehmen ab. Das Abo deckt Betrieb, Wartung, Sicherheit, Updates und Support der Plattform ab und kostet je nach Grösse zwischen CHF 380 (bis 15 Mitarbeitende) und CHF 2'274 (bis 250 Mitarbeitende) pro Monat. Dazu kommt ein einmaliger Set-up von CHF 2'968 für Unternehmen bis 15 Mitarbeitende und CHF 4'968 ab 16 Mitarbeitenden, exklusive Einbindung interner Wissensquellen und SSO, die nach Aufwand verrechnet werden. Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate, danach gilt eine Kündigungsfrist von drei Monaten. Die in der Schweiz gehosteten Standardmodelle sind im Abo enthalten, ebenso die Einbindung von Firmenwissen per RAG bis 5 GB. Für die Spitzenmodelle fallen nutzungsabhängige Tokenkosten an, als Richtwert zwischen CHF 0 und CHF 80 pro Mitarbeiter und Monat je nach Intensität. Budgets lassen sich pro Firma und pro Person deckeln, ein Dashboard zeigt die Kosten in Echtzeit.

Ein Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden, bewusst vereinfacht (Euro und Franken liegen derzeit nahe beieinander). Copilot Business kostet bei EUR 18.20 pro Nutzer rund EUR 10'900 pro Jahr, zuzüglich der Basislizenzen, die meist ohnehin vorhanden sind, sowie der einmaligen Aufwände für Berechtigungsbereinigung und Schulung. CompanyGPT kostet CHF 9'576 Abo pro Jahr plus einmaligem Set-up von CHF 4'968. Dazu kommen die Tokenkosten, bei regelmässiger Nutzung mit wenigen Dokumenten (Richtwert CHF 0 bis 10 pro Person und Monat) also bis rund CHF 6'000 pro Jahr, bei intensiver täglicher Nutzung entsprechend mehr. Bei moderater Nutzung liegen beide Lösungen damit in einer ähnlichen Grössenordnung. Der strukturelle Unterschied zeigt sich woanders.

Bei Copilot zahlt jede lizenzierte Person gleich viel, ob sie das Werkzeug täglich oder nie nutzt. Bei CompanyGPT zahlt das Unternehmen einen Sockel, und die variablen Kosten folgen der tatsächlichen Nutzung. Dazu kommt der Modellzugang. In Copilot stehen nicht alle Spitzenmodelle zur Verfügung, in CompanyGPT wählen Mitarbeitende je nach Präferenz und Aufgabe individuell zwischen ChatGPT, Claude und Gemini.Welches Modell günstiger ist, hängt davon ab, wie gleichmässig KI in Ihrer Belegschaft ankommt. 

Microsoft 365 Copilot ist eine gute Wahl, wenn Ihr Unternehmen tief im Microsoft-Ökosystem arbeitet, alle relevanten Mitarbeitenden eine berechtigende M365-Lizenz haben und der Hauptnutzen in der Beschleunigung der Office-Arbeit liegt. Eine Akzeptanzstudie in der Zeitschrift für Arbeitswissenschaft zeigt, dass Copilot den grössten Mehrwert bei klar strukturierten, textbasierten Aufgaben bringt und als benutzerfreundlich wahrgenommen wird. Voraussetzung für einen sauberen Start ist eine bereinigte Berechtigungsstruktur.

CompanyGPT ist eine gute Wahl, wenn Sie als Geschäftsleitung vier Dinge gleichzeitig wollen. Erstens Risikokontrolle. Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten und NDA-geschützte Inhalte bleiben in der Schweiz oder der EU, ohne Ausnahmen, und die Schatten-KI mit privaten Accounts verliert ihren Grund. Zweitens planbare Kosten. Sie zahlen pro Unternehmen statt pro Kopf, deckeln die Budgets pro Firma und pro Person und sehen die Ausgaben im Dashboard, bevor die Rechnung kommt. Drittens die ganze Belegschaft statt einzelner Lizenzinseln. Auch Produktion, Logistik und Aussendienst arbeiten mit KI, ohne dass je Person eine Microsoft-Lizenz nötig wäre. Viertens Unabhängigkeit. Ihre Teams nutzen je Aufgabe das stärkste Modell, das Wissen aus ERP, HubSpot, SharePoint und den Projektmanagement-Tools fliesst ein, und neue Modellversionen stehen Tage nach ihrer Veröffentlichung bereit, ohne dass Sie an die Roadmap eines einzelnen Anbieters gebunden sind. Details zur Plattform finden Sie auf der CompanyGPT-Seite.

Am Anfang steht eine kurze Bestandesaufnahme entlang von vier Fragen. Welche unserer Daten sind schützenswert, von Personendaten über Kundenverträge bis zu Geschäftsgeheimnissen? Welche Vorgaben zu Datenstandort und Sicherheit gelten für uns, etwa aus dem Schweizer Datenschutzgesetz, aus NDAs mit Kunden oder aus der Branchenregulierung? In welchen Systemen arbeiten unsere Teams wirklich? Und wie nutzen sie KI heute schon, offiziell oder mit privaten Accounts? Wer diese vier Fragen beantwortet hat, erkennt meist schnell, welcher der beiden Wege passt oder ob es eine Kombination wird. Wie sich daraus in einem Tag eine priorisierte Roadmap entwickeln lässt, zeigt unser Beitrag zum KI-Strategie-Tag. Einen breiteren Blick auf die Handlungsfelder 2026 gibt der Trendradar für den Schweizer Mittelstand.

Die gute Nachricht zum Schluss. Sie können mit dieser Entscheidung wenig falsch machen, solange Sie sie bewusst treffen. Beide Wege bringen KI kontrolliert ins Unternehmen. Riskant ist nur der dritte Weg, nämlich keiner von beiden, während die Belegschaft längst mit privaten Gratis-Accounts arbeitet.

Alle Preis- und Funktionsangaben in diesem Artikel sind eine Momentaufnahme vom September 2026, bei sämtlichen Beträgen handelt es sich um Listen- und Bruttopreise. Microsoft passt Listenpreise, Aktionsrabatte und den Funktionsumfang von Copilot regelmässig an. Bei CompanyGPT bleiben zudem Preisänderungen aufgrund von Anpassungen der eingesetzten KI-Modelle vorbehalten, über Änderungen wird vorgängig informiert.