In vielen Schweizer Unternehmen arbeiten Mitarbeitende längst mit KI, oft mit privaten Gratis-Accounts und ohne Kontrolle über die Daten. Die eigentliche Frage lautet deshalb, mit welcher Plattform Ihre Teams täglich sicher mit KI arbeiten. Dieser Artikel vergleicht die beiden Ansätze entlang der Fragen, die sich Geschäftsleitungen im Mittelstand konkret stellen.
Der Kernunterschied liegt im Ansatz. Microsoft 365 Copilot ist ein Assistent innerhalb der Microsoft-Anwendungen. Er lebt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und kennt über den Microsoft Graph Ihre Mails, Dateien, Chats und Termine. Seine Stärke ist genau diese Verankerung im Arbeitsalltag. Wer eine E-Mail zusammenfassen, ein Protokoll aus einer Teams-Sitzung erstellen oder aus einem Word-Dokument einen ersten Präsentationsentwurf generieren will, bleibt in der gewohnten Anwendung.
CompanyGPT verfolgt den umgekehrten Weg. Es ist eine eigenständige Plattform im Browser, in der Bedienung vergleichbar mit ChatGPT, aber als isolierte Unternehmensumgebung betrieben. Die Plattform bündelt mehrere KI-Modelle unter einer Oberfläche, bindet eigenes Firmenwissen über Wissensdatenbanken ein und funktioniert unabhängig davon, welche Office-Lizenzen ein Mitarbeitender besitzt. Die Grundlagen haben wir im Beitrag CompanyGPT: Warum Unternehmen heute eine eigene, sichere KI-Umgebung brauchen beschrieben.
Vereinfacht gesagt beantworten die beiden Werkzeuge unterschiedliche Fragen. Copilot fragt «Wie mache ich meine Office-Arbeit schneller?». CompanyGPT fragt «Wie gebe ich allen Mitarbeitenden kontrollierten Zugang zu leistungsfähiger KI?».
Microsoft 365 Copilot arbeitete lange primär mit OpenAI-Modellen. Seit September 2025 stehen gemäss Schneider IT Management auch Anthropic-Modelle wie Claude zur Auswahl, und seit Anfang 2026 lassen sich über den Agent Store KI-Agenten von Microsoft und Partnern einbinden. Die Modellauswahl wächst, bleibt aber an das Microsoft-Ökosystem gebunden. CodeKlar hält in seinem DSGVO-Leitfaden zudem fest, dass Anfragen an Anthropic-Modelle die EU Data Boundary verlassen können.
CompanyGPT ist von Grund auf als Multi-Modell-Plattform gebaut. Verfügbar sind unter anderem Apertus, Llama, Mistral, ChatGPT, Gemini und Claude, je nach Modell über Schweizer oder EU-Infrastruktur. Eine Orchestrierung unterscheidet automatisch zwischen einfachen, mittleren und komplexen Anfragen und wählt das passende Modell. Einfache Anfragen laufen auf günstigen Standardmodellen, nur komplexe auf den teuren Spitzenmodellen. Nutzer können jederzeit manuell ein bestimmtes Modell wählen. Neue Modellversionen von Claude, ChatGPT und Gemini stehen in der Regel fünf bis zehn Tage nach Veröffentlichung bereit.
Für die Bedienung gilt Entwarnung. Copilot bietet mit Copilot Chat eine Chat-Oberfläche, die sich ähnlich anfühlt wie ChatGPT. Mitarbeitende stellen eine Frage und erhalten eine Antwort, in der bezahlten Variante auch mit Bezug auf ihre Mails und Dokumente. Der Unterschied liegt darunter. Welches Modell antwortet, bestimmt Microsoft, und Gemini fehlt ganz.
Aus unseren Projekten und dem laufenden Austausch mit Unternehmen kennen wir das Muster, das dann folgt. Mitarbeiterin A arbeitet am liebsten mit ChatGPT, Mitarbeiter B schwört bei Texten auf Claude, Mitarbeiterin C recherchiert mit Gemini. Das Unternehmen will aber verständlicherweise zuerst nur ein Tool anbieten, häufig Copilot, weil die Microsoft-Verträge ohnehin bestehen. Die Präferenzen der Mitarbeitenden verschwinden dadurch nicht, sie verlagern sich.
Wohin, zeigt der Work Trend Index von Microsoft und LinkedIn. 78 Prozent der KI-Nutzenden weltweit, in Europa sogar 80 Prozent, bringen ihre eigenen KI-Tools mit zur Arbeit. Für das Unternehmen heisst das im Klartext, dass Firmendaten in privaten Accounts landen, ohne Kontrolle über Sicherheit, Datenverwendung und Aufbewahrung. Der scheinbare Ausweg, jedem Team die gewünschten Tools offiziell zu lizenzieren, tauscht das eine Problem gegen das nächste. Einzel-Abos für ChatGPT, Claude und Gemini summieren sich schnell auf beachtliche Beträge pro Kopf, und jedes Tool bringt eigene Sicherheitseinstellungen, einen eigenen Auftragsbearbeitungsvertrag und eine eigene Rechnung mit. Die Kontrolle bleibt in der Praxis auf der Strecke.
Kaum ein mittelständisches Unternehmen arbeitet heute in einer einzigen Software-Welt. Der typische Stack besteht aus einem ERP wie Abacus, SAP, Bexio oder KLARA als Kernsystem für Aufträge, Lager und Finanzen, aus Microsoft 365 für Mail, Dokumente und Zusammenarbeit, einem CRM wie HubSpot für Marketing, Vertrieb und Service sowie einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp, Monday oder Asana. Das Wissen eines Teams verteilt sich damit auf mindestens vier Systeme, und genau dort entscheidet sich, wie nützlich ein KI-Werkzeug im Alltag ist.
Die Preismodelle unterscheiden sich strukturell, und genau das macht den Vergleich für Geschäftsleitungen interessant.
Microsoft rechnet pro Nutzer ab. Gemäss der Preisübersicht der Copilotenschule (Stand September 2026) kostet Microsoft 365 Copilot Business für Unternehmen bis 300 Nutzer EUR 18.20 pro Nutzer und Monat (aktuell im Aktionspreis EUR 15.60), die Enterprise-Variante EUR 26.00, jeweils bei jährlicher Abrechnung und zuzüglich einer berechtigenden Microsoft-365-Basislizenz. Die reine Chat-Oberfläche Copilot Chat ist gemäss bluebatch in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen kostenlos enthalten, allerdings ohne Zugriff auf eigene Mails, Dokumente und Teams-Chats. Dieselbe Analyse rechnet vor, dass die Vollkosten inklusive Basislizenzen, Tenant-Vorbereitung, Governance und Schulung im ersten Jahr deutlich über den reinen Add-on-Preisen liegen. Auch die Fraunhofer-FIT-Studie «Lohnt sich Microsoft 365 Copilot?» betont die internen Kosten-Nutzen-Abwägungen vor der Einführung.
CompanyGPT rechnet pro Unternehmen ab. Das Abo deckt Betrieb, Wartung, Sicherheit, Updates und Support der Plattform ab und kostet je nach Grösse zwischen CHF 380 (bis 15 Mitarbeitende) und CHF 2'274 (bis 250 Mitarbeitende) pro Monat. Dazu kommt ein einmaliger Set-up von CHF 2'968 für Unternehmen bis 15 Mitarbeitende und CHF 4'968 ab 16 Mitarbeitenden, exklusive Einbindung interner Wissensquellen und SSO, die nach Aufwand verrechnet werden. Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate, danach gilt eine Kündigungsfrist von drei Monaten. Die in der Schweiz gehosteten Standardmodelle sind im Abo enthalten, ebenso die Einbindung von Firmenwissen per RAG bis 5 GB. Für die Spitzenmodelle fallen nutzungsabhängige Tokenkosten an, als Richtwert zwischen CHF 0 und CHF 80 pro Mitarbeiter und Monat je nach Intensität. Budgets lassen sich pro Firma und pro Person deckeln, ein Dashboard zeigt die Kosten in Echtzeit.
Am Anfang steht eine kurze Bestandesaufnahme entlang von vier Fragen. Welche unserer Daten sind schützenswert, von Personendaten über Kundenverträge bis zu Geschäftsgeheimnissen? Welche Vorgaben zu Datenstandort und Sicherheit gelten für uns, etwa aus dem Schweizer Datenschutzgesetz, aus NDAs mit Kunden oder aus der Branchenregulierung? In welchen Systemen arbeiten unsere Teams wirklich? Und wie nutzen sie KI heute schon, offiziell oder mit privaten Accounts? Wer diese vier Fragen beantwortet hat, erkennt meist schnell, welcher der beiden Wege passt oder ob es eine Kombination wird. Wie sich daraus in einem Tag eine priorisierte Roadmap entwickeln lässt, zeigt unser Beitrag zum KI-Strategie-Tag. Einen breiteren Blick auf die Handlungsfelder 2026 gibt der Trendradar für den Schweizer Mittelstand.
Die gute Nachricht zum Schluss. Sie können mit dieser Entscheidung wenig falsch machen, solange Sie sie bewusst treffen. Beide Wege bringen KI kontrolliert ins Unternehmen. Riskant ist nur der dritte Weg, nämlich keiner von beiden, während die Belegschaft längst mit privaten Gratis-Accounts arbeitet.
Alle Preis- und Funktionsangaben in diesem Artikel sind eine Momentaufnahme vom September 2026, bei sämtlichen Beträgen handelt es sich um Listen- und Bruttopreise. Microsoft passt Listenpreise, Aktionsrabatte und den Funktionsumfang von Copilot regelmässig an. Bei CompanyGPT bleiben zudem Preisänderungen aufgrund von Anpassungen der eingesetzten KI-Modelle vorbehalten, über Änderungen wird vorgängig informiert.