Wenn wir in Erstgesprächen fragen, wie die Tool-Landschaft eines Unternehmens aussieht, hören wir typischerweise: «Wir haben unser ERP, unser CRM, ein externes Tool für E-Mail-Marketing , die Projektleiter arbeiten mit Click-up, die Zeiterfassung läuft über Timetool und die Webseite über WordPress.» – Das ist Best of Breed. Punkt.
Die Frage ist nie, ob Sie best-of-breed arbeiten. Sie arbeiten so. Die Frage ist nur: Ist Ihr Stack absichtlich so gewachsen oder zufällig? Hat jemand die Architektur verantwortet oder ist sie über die Jahre entstanden, weil jede Abteilung das Tool ausgesucht hat, das gerade praktisch erschien?
Genau hier entscheidet sich Erfolg oder Misserfolg der Digitalisierung und der Nutzung von KI. Nicht in der Tool-Wahl. In der Architektur.
Jedes Schweizer Unternehmen mit Geschäftstätigkeit braucht zwei Plattformen als nicht-verhandelbaren Kern: ein ERP für die finanziell-operative Wahrheit und eine Customer Plattform für die kundenseitige Wahrheit.
Das ERP verwaltet Stammdaten, Aufträge, Lager, Rechnungen, Finanzbuchhaltung, Lohn, MwSt. – also alles, was am Ende ans Steueramt und ins Lager geht. In der Schweiz dominieren Abacus, Bexio, Klara, SAP Business One, Infor, Sage und branchenspezifische Lösungen. Wer ein bestehendes, funktionierendes ERP hat, lässt es in der Regel auch dort. ERP-Wechsel sind grosse, risikoreiche Projekte und werden nur gemacht, wenn ein klarer Grund besteht.
Die Customer Plattform verwaltet Leads, Kontakte, Unternehmen, Kommunikationshistorie, Deals, Service-Tickets und Marketing-Aktivitäten. Hier hat sich für Schweizer KMU und Mittelstand HubSpot in den letzten Jahren als de-facto-Standard etabliert. Smart CRM, Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub und Content Hub bilden den gesamten Lead-to-Loyalty-Prozess durchgängig ab: vom ersten Marketing-Kontakt über Sales-Pipeline und Vertragsabschluss (Lead-to-Cash) bis zur Service-Bereitstellung, Kundenbindung und Cross-Selling-Generierung. Über allem liegt Breeze AI als KI-Schicht. Alles auf einem gemeinsamen Datenmodell und mit einer einzigen Customer-Sicht.
Das ist der nicht-verhandelbare Kern. Diese beiden Plattformen sind in einem modernen Unternehmen so unverzichtbar wie ein Bankkonto. Die Frage ist nie, ob es sie braucht. Die Frage ist nur, welches ERP und welche Customer Plattform – und wie sie zusammen funktionieren.
Wie wird HubSpot mit einem ERP wie Klara oder Abacus verbunden?
Über die offene REST API von HubSpot und Standard-Schnittstellen der ERP-Anbieter. Das ERP liefert Kunden-Stammdaten, Auftrags- und Rechnungsstatus an HubSpot. HubSpot liefert die Customer-Journey-Daten und die Lead-Pipeline zurück. Wer beim Kunden anruft, sieht die offene Rechnung. Wer eine Rechnung schreibt, sieht den Gesprächsverlauf. Ein sauberes MVP-Setup dieser HubSpot-ERP-Integration ist in der Regel in 4 bis 8 Monate produktiv.
KI macht saubere Daten-Architektur zur Voraussetzung für Wachstum – nicht zum Nice-to-have. Ein KI-Modell, das Cross-Selling erkennen, Lead-Scoring übernehmen oder Service-Anfragen automatisieren soll, ist immer nur so gut wie die Datenbasis, auf der es operiert. Verteilte Datensilos liefern keine verlässlichen Vorhersagen. Inkonsistente Stammdaten produzieren peinliche personalisierte E-Mails. Fehlende Customer-Historie liefert generische Service-Antworten – und Vertriebsteams verlieren das Vertrauen in die KI nach den ersten schlechten Vorschlägen.
Die zugespitzte Wahrheit: KI multipliziert die Architektur, die sie vorfindet. Bei sauberer Datenbasis multipliziert sie Wertschöpfung – durch automatisierte Workflows, intelligente Vorhersagen und personalisierte Customer-Interaktionen. Bei Datenchaos multipliziert sie das Chaos – nur schneller, teurer und mit professionellerer Optik.
Drei Fragen sind entscheidend, bevor Sie in KI-Tools investieren:
Sind Ihre Kundendaten zentral abgelegt?
Können Sie auf jede Kundeninteraktion über die gesamte Customer Journey zugreifen?
Ist Ihr CRM die Quelle der Wahrheit – oder das Backup für den Excel-Friedhof?
Erst wenn diese Architektur-Fragen geklärt sind, wird KI zum strategischen Wachstumshebel. Genau hier liegt die unterschätzte Stärke einer modernen Customer Plattform wie HubSpot: Smart CRM, Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub teilen sich ein gemeinsames Datenmodell – und Breeze AI operiert direkt darauf. Was in fragmentierten Stacks ein massives Daten-Engineering-Projekt wäre, ist hier Standard-Funktionalität.
Best of Breed gelingt, wenn vier Disziplinen konsequent gelebt werden: eine klare Customer-Daten-Drehscheibe, das ERP als Stammdaten-Wahrheit, wenige aber gut gewählte Schnittstellen und ein klar definierter Architektur-Verantwortlicher.
Best of Breed gelingt nicht von allein. Wenn jede Abteilung sich ihr eigenes Tool aussucht und niemand das Gesamtbild verantwortet, entsteht Tool-Wucher. In erfolgreichen Setups sehen wir dagegen vier Disziplinen konsequent angewendet:
Erstens: Eine klare Customer-Daten-Drehscheibe. Alle Tools, die kundenrelevante Daten produzieren, schreiben ins gemeinsame CRM. Das ist die einzige Möglichkeit, einer Kundenberaterin auf Knopfdruck zu zeigen, was ein Kunde gekauft, gefragt, beschwert und bestellt hat. In modernen Stacks ist diese Drehscheibe HubSpot.
Zweitens: Das ERP als Stammdaten-Wahrheit. Wer ist Kunde, was kostet das Produkt, was wurde fakturiert – diese Fragen werden im ERP beantwortet, nirgendwo sonst. Alle anderen Systeme konsumieren diese Daten, schreiben aber nicht selbst Stammdaten.
Drittens: Wenig, aber gut gewählte Schnittstellen. Jede zusätzliche Schnittstelle ist Wartungsaufwand. Erfolgreiche Stacks haben fünf bis fünfzehn integrierte Tools mit klaren Datenflüssen, nicht dreissig mit unklaren Zuständigkeiten. Wer eine neue Schnittstelle einbaut, sollte einen Grund nennen können, der über «wäre cool» hinausgeht.
Viertens: Eine Person oder ein Team, das die Architektur verantwortet. Es braucht jemanden, der entscheidet, welche Daten in welches System gehören, welches Tool für welchen Zweck genutzt wird und welche neuen Tools warum dazukommen dürfen. Ohne diese Verantwortung wird der Stack chaotisch. In grösseren Unternehmen ist das ein Solution- oder Data-Architect, in KMU oft die CIO-Rolle oder eine externe Architektur-Partnerin.
Best of Breed scheitert typischerweise an vier wiederkehrenden Mustern: Excel als heimliches CRM, der Annahme dass das ERP auch CRM könne, unkoordinierten Abteilungs-Tool-Käufen und vernachlässigten Schnittstellen.
Diese Muster folgen oft einer Art Reifestufen-Logik – vom frühen «Excel reicht uns» über das «das ERP kann doch auch CRM» bis zur fortgeschrittenen Tool-Fragmentierung.
Anti-Pattern 1: Excel ist das stille CRM. Das Unternehmen hat nie ein richtiges CRM eingeführt. Der Kundenstamm liegt in einer Excel-Datei, die Sales-Pipeline ist eine Tabelle pro Vertriebsmitarbeitenden, Angebote werden in Word geschrieben und per Mail verschickt, Notizen zu Kundengesprächen landen in Outlook-Ordnern, KPI-Reports macht die Assistenz von Hand. Es funktioniert irgendwie – seit Jahren. Und genau das ist die Falle. Wer fragt «Was hat dieser Kunde 2023 bestellt, und mit wem hat er zuletzt gesprochen?», braucht zehn Minuten, drei Personen und zwei Excel-Files für eine halb-richtige Antwort. Die Daten sind da, aber nicht zugänglich. Das Wissen ist im Unternehmen, aber nicht abrufbar. Wer auf dieser Basis wachsen will, vergrössert das Problem mit jedem neuen Kunden.
Anti-Pattern 2: «Das ERP kann doch auch CRM». Abacus, Bexio, SAP Business One – die meisten ERPs haben heute Kontakte, Verkaufschancen und einfache Aktivitäten integriert. Was naheliegt: «Wir haben doch schon ein Kontaktmodul, Sales soll dort arbeiten, dann ist alles an einem Ort.» In der Realität funktioniert das fast nie. ERP-Systeme sind für Buchhaltung und Auftragsabwicklung gebaut, nicht für den Vertriebsalltag. Es fehlen Pipeline-Sichten, Lead-Nurturing, Marketing-Automation, Customer-Journey-Reporting – und die Bedienung ist auf Genauigkeit getrimmt, nicht auf Geschwindigkeit. Die Folge: Sales arbeitet trotzdem in Excel, weil das ERP-Modul zu mühsam ist. Das vermeintliche «alles an einem Ort» wird zum unbenutzten Modul, für das Jahr für Jahr Lizenzen anfallen. Sales-Teams brauchen Sales-Tools, keine Buchhaltungs-Software mit einem Kontaktreiter.
Anti-Pattern 3: Jede Abteilung kauft ihr eigenes Tool. Marketing nimmt Mailchimp, Sales nutzt Pipedrive, der Support hat Freshdesk, die Geschäftsleitung sieht in Excel ihre KPIs, Buchhaltung lebt in Bexio, und HR verwaltet Mitarbeitende parallel in Klara. Keine zwei Tools sprechen miteinander. Resultat: drei verschiedene Versionen der Kundenliste, niemand weiss mehr, wer Kunde ist und was der Kunde will. Das ist nicht Best of Breed. Das ist Tool-Anarchie.
Anti-Pattern 4: «Die Schnittstelle machen wir später». Tools werden eingeführt, ohne dass die Integration ins Gesamtsystem geplant ist. Drei Monate später entdeckt jemand, dass Daten manuell übertragen werden, und nochmal sechs Monate später hat sich diese Praxis verfestigt. Schnittstellen gehören in den Entscheid, nicht ins Wartungsbacklog.
Wenn Ihr Stack heute Anzeichen dieser Anti-Patterns zeigt, ist das eine ehrliche Antwort wert. Best of Breed funktioniert nur mit Architektur-Disziplin. Ohne diese entstehen die schlechteren Eigenschaften beider Welten: Tool-Vielfalt ohne durchgängige Daten.
Wir haben bei business4you seit längerem ein eigenes Inhouse-Team mit Data- und IT-Architektur-Spezialistinnen aufgebaut. Architektur ist nichts, was man nebenbei macht oder an externe Generalisten delegiert. Sie ist die Grundlage, auf der alles andere steht – Lead-to-Loyalty-Prozesse, Datenqualität, Reporting, Wachstum.
Wir kennen HubSpot tief – und wir bauen verlässliche Schnittstellen zwischen HubSpot und jedem ERP oder Drittsystem, das eine offene REST API bereitstellt. Unsere Kernkompetenz liegt genau dort: an der Verbindung der Systeme, wo sich entscheidet, ob ein Best-of-Breed-Stack als Architektur funktioniert oder als Datenflickwerk endet. Wir bauen Architekturen, die auch in fünf Jahren noch tragen, nicht nur die nächste Kampagne überleben.
Unser Job beginnt nicht mit einem HubSpot-Setup. Er beginnt mit dem ehrlichen Blick auf Ihren Stack:
Welche Tools laufen heute? Welche brauchen Sie wirklich, welche sind Ballast?
Wo entstehen Datenbrüche, die Sie operativ Geld und Zeit kosten?
Welche Schnittstellen fehlen, welche sind kaputt, welche sind unnötig?
Wie sieht Ihre Customer Journey von Lead-to-Loyalty heute aus, und wo verlieren Sie Kundinnen und Kunden auf dem Weg?
Aus dieser Analyse entsteht ein Stack-Bild mit klaren Empfehlungen: Was bleibt, was geht, was kommt neu dazu. Und erst wenn die Architektur stimmt, sprechen wir über HubSpot-Konfiguration, Integration und Implementierung.
Was uns dabei auszeichnet: Strategie, Architektur-Beratung, Implementierung und Entwicklung – durchgängig inhouse. Keine Übergaben an externe Partner, keine Verantwortungs-Vakuen zwischen Beratung und Umsetzung. Eine Mandantin, ein Team, ein Resultat.
Komplexität reduzieren und Wirkung erhöhen. Das geht nur, wenn die Architektur stimmt. Best of Breed mit Plan.
Andrea Roch ist CEO bei business4you, einer Schweizer Agentur für KI-getriebene Marketing-, Sales- und Service-Lösungen mit Sitz in Biel. Sie begleitet mittelständische Unternehmen bei der Implementierung von HubSpot, der Digitalisierung von Sales-Prozessen und dem Einsatz von KI-Agenten in Marketing, Vertrieb und Services.
Alleine in den vergangenen 24 Monaten hat das Team von business4you 15 CRM-Projekte unterschiedlicher Grösse umgesetzt und über 8 Unternehmen bei der KI-gestützten Digitalisierung ihres Vertriebs begleitet. Schwerpunkte: HubSpot-Implementierung, Sales- und Marketing-Automation, Breeze AI Agents, datenschutzkonforme KI-Strategien für den Schweizer Mittelstand.